Web-to-リードのリードに担当者を自動で割り当てる

どういうときに使うのか

Web-to-リードを使うと、Webサイトのフォームから送られた内容でリードが自動で作られます。ただ、作られたリードに担当者が付かないままだと、誰も対応しないまま放置されます。

リードの割り当てルールを設定しておくと、リードが作られた時点で、条件に合った担当者やキューが所有者になります。問い合わせの種類や地域で担当を分けている会社ほど効きます。

公式ヘルプでは、リードの割り当てルールは、手で作ったリード・Web-to-リードのフォームから作られたリード・データインポートウィザードで取り込んだリードのどれにも使えるとされています。

Web-to-リードの前提

割り当ての前に、Web-to-リードの仕様を2つ押さえておきます。

上限を超えそうな量があるときは、Salesforceのサポートに相談するよう案内されています。

割り当てルールを作る

1. リードの割り当てルールを開く

   設定の「クイック検索」ボックスに「割り当てルール」と入れ、「リードの割り当てルール」を選びます。

2. ルールを新しく作る

   「新規」を押してルール名を入れます。このとき、手で作ったリードや、Webとメールを通じて作られたリードに対して、このルールを有効なルールにするかを決めます。

3. ルールのエントリを作る

   作ったルールを開き、エントリの「新規」を押します。エントリには、処理する順番・リードが満たす条件・割り当てるユーザーまたはキューを設定します。

4. 通知のメールテンプレートを選ぶ

   エントリでメールテンプレートを選んでおくと、新しい所有者に通知のメールが自動で送られます。担当なのに気付かなかった、という漏れを減らせます。

5. 保存してエントリを足していく

   「保存」か「保存 & 新規」で、条件ごとのエントリを足していきます。

エントリは、設定した順番で処理されます。公式ヘルプでは、どの条件にも合わなかったリードの受け皿として、条件を付けないエントリを最後に置くことが勧められています。

エントリにある所有者を付け替えない設定（英語版の画面では Do Not Reassign Owner）は、リードが更新されたときに、いまの所有者を付け替えないための設定です。担当が決まったあとで付け替わってほしくないときに使います。

割り当てたあとにToDoを作る

担当を付けたら、次にやることもToDoで渡しておくと、対応がそろいます。当時の記事では、この部分をワークフロールールやプロセスビルダーで作る方法を書いていました。

ワークフロールールとプロセスビルダーは、2025年12月31日でSalesforceのサポートが終わっています。公式ヘルプでは、有効なものはそのあとも動き続けるものの、カスタマーサポートと不具合の修正は受けられないとされ、フローへの移行が勧められています。いまから作るなら、レコードトリガーフローを使います。

1. レコードトリガーフローを作る

   フロービルダーでレコードトリガーフローを新しく作り、対象をリード、起動のタイミングをレコードが作成されたときにします。

2. 条件を絞る

   Web-to-リードで作られたリードだけにしたいときは、リードソースなど、フォームから入る値で条件を付けます。

3. ToDoを作る

   「レコードを作成」の要素でToDoを作り、任命先にリードの所有者、名前（WhoId）にそのリードを入れます。キューはToDoの任命先にできないため、所有者がユーザーのときだけ作る条件を入れておきます。

ToDoが割り当てられたことを担当者にメールで知らせたいときは、設定の「活動設定」にある、ToDoの割り当て通知を利用者が選べるようにする設定（英語版では Enable user control over task assignment notifications）を使えます。公式ヘルプでは、この設定を有効にすると、利用者の個人設定に、ToDoが割り当てられたらメールで知らせる選択肢が出ると案内されています。

当時の記事から変わったこと

• ToDoの自動作成を、ワークフロールール・プロセスビルダーからフローに置き換えました
• 当時の記事にあった自社アプリの紹介は外しました
• 当時の記事に載せていた画像は、記事の見出し用のサムネイルだけだったため載せていません。設定の流れは上の手順に書き起こしています

確認した環境

• 2026年9月時点のSalesforce公式ヘルプ（割り当てルールの設定、割り当てルールのガイドライン、Web-to-リードの上限、ToDoの通知、ワークフロールールとプロセスビルダーのサポート終了）で確認しています
• 画面の名前や設定の場所は、Salesforceの更新で変わることがあります

まとめ

• リードの割り当てルールは、Web-to-リードで作られたリードにも効きます
• 同時に有効にできるルールは1つだけなので、担当の分け方はエントリとして並べます
• 最後に条件のないエントリを置き、どの条件にも合わないリードの受け皿にします
• エントリにメールテンプレートを選ぶと、新しい所有者に通知が届きます
• 割り当て後のToDo作成は、サポートの終わったワークフロールールではなくフローで作ります