相談の受付から日程調整・Web会議までを自動化した事例

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2020年に、私たちがオンライン相談の受付を始めたときに、裏側の作業を自動化した事例です。業務の流れの分け方と、自動化の組み立ては、いまも同じ考え方で使えます。ただし、使った道具のうち2つは、2026年9月時点で扱いが変わっています。

手作業のままだと何が起きるか

まず、相談の申し込みから当日までの流れを、社内と社外で起きることを含めて書き出しました。

1. Webフォームで受け付ける
2. 受付の内容を確かめる
3. 担当者の予定を見て、空いている日時を3つほど選ぶ
4. お客さまに日程調整のメールを送る
5. 合わないと返事が来たら、3と4をやり直す
6. お客さまから希望の日時をもらう
7. 日程確定のメールを送り、担当者の予定に入れる
8. Web会議を用意して、URLをメールで送る
9. 当日、Web会議でお話しする
10. アンケートのお願いをメールで送る

受付から日程が決まるまでに、メールを見るタイミングの問題もあって、長いと数日かかります。仮に1件あたりの手作業が合計30分なら、100件で3,000分です。お客さまと話す時間以外を、できるだけゼロにしたいと考えました。

自動化した流れ

当時は次の5つを組み合わせました。

当時の記事には、この5つのつながりを描いた図を載せていました。社員はSalesforceを、お客さまはフォームと日程調整の画面を使い、Salesforceの外でZapierとZoomがつながる、という形です。

1. フォームで受け付ける

   PardotのWebフォームで申し込みを受け、Salesforceのリードに自動で登録します。

2. 日程調整のURLを送る

   受付をきっかけに、日程調整のURLを入れたメールをPardotから自動で送ります。

3. お客さまが日時を選ぶ

   お客さまがURLを開き、カレンダーから都合の良い日時を選ぶと、Salesforceのカレンダーに予定が入ります。

4. Zoomの会議を作る

   Salesforceの予定をきっかけに、ZapierでZoomの会議を作り、会議のURLを取ります。

5. 会議のURLを送る

   会議のURLを入れたメールを、Pardotから自動で送ります。

6. 当日のあとにアンケートを送る

   相談が終わったら、SalesforceのアンケートのURLをメールで自動で送ります。

プログラムを書いた部分はなく、Salesforceのフローとプロセスビルダーを組み合わせた、いわゆるノーコードの作りでした。手作業がなくなり、申し込みが早朝でも夜中でも休日でも、すぐに日程調整まで進むようになりました。

いま作り直すなら変えるところ

2026年9月時点の公式情報で、使った道具を確かめ直しました。

当時の記事から変わったこと

当時の記事にあった、相談の申し込みの案内と、日程調整アプリの紹介の動画は外しました。仕組みの全体図の画像は使わず、上の表と手順に書き起こしています。

確認した環境

• 2026年9月時点のSalesforce公式ヘルプ（ワークフロールールとプロセスビルダーのサポート終了）、Zapierの公式サイトのSalesforceとZoomの連携ページ、AppExchangeのSmart Appointmentの掲載ページで確認しています
• 当時の業務の流れと効果は、2020年時点の私たちの記録です

まとめ

• まず手作業の流れを書き出し、お客さまと話す以外の作業を自動化の対象にしました
• 受付・日程調整・会議のURLの案内・アンケートまでを、手作業なしで回せました
• プロセスビルダーは2025年12月31日でサポートが終わったので、いまはフローで組みます
• ZapierでSalesforceのできごとをきっかけにZoomの会議を作る組み方は、いまも使えます
• 複数のサービスをまたぐ自動化は、途中で止まった申し込みを見つける仕組みも一緒に作ります