表計算で管理していた案件を
追いかけられる形にした

この事例の全体像

これまで

表計算の1行が1案件

進み具合は人それぞれの書き方

フォローは担当者の記憶

売上の見込みと、止まっている案件が見えない

→

これから

商談（全員が同じ項目で入力）

次の連絡日を必ず入れる

期日が来たものが画面に出る

月ごとの見込みをダッシュボードで見る

✓ フォローの抜けに気づける

ご相談の背景

案件は表計算のファイルで管理していました。1行が1案件で、進み具合は担当者がそれぞれの書き方で書き込みます。全体でいくらの売上が見込めるのか、どの案件が止まっているのかは、ファイルを開いて一行ずつ読まないと分かりません。

フォローが担当者の記憶に頼っていたのも問題でした。案件が多い時期ほど連絡が後回しになり、取れたはずの仕事を逃していたかもしれない、というのがご相談のきっかけです。

ご支援の内容

1. 案件をSalesforceの商談に移した

表計算の1行1案件を、Salesforceの商談に移しました。担当者・金額・受注見込みの時期・段階を、全員が同じ項目で入れる形です。自由に書いていた進み具合は、段階と次にやることに分けました。

2. 次の連絡日を必ず入れるようにした

商談ごとに「次にいつ何をするか」を入れる項目を作り、期日が来たものは担当者の画面に出るようにしました。担当者が覚えていなくても、画面を見ればフォローに気づけます。

3. 売上の見込みを一覧で見られるようにした

受注見込みの時期と金額から、月ごとの売上の見込みをダッシュボードで出しました。止まっている案件も、段階ごとの一覧で分かります。

4. 使い始めてから2回手を入れた

立ち上げから数か月のあいだに、実際の使い方に合わせて2回カスタマイズをしました。最初から全部を決めずに、使ってみて足りないところを足す進め方です。

導入後の変化

• 案件の進み具合を、ファイルを開かずに一覧で見られるようになった
• 次の連絡日が画面に出るので、フォローの抜けに気づけるようになった
• 月ごとの売上の見込みを、会議でそのまま使えるようになった
• 担当者によって書き方が違う、ということがなくなった

効果の数字は、公開の許諾をいただいていないため控えます。

使った機能

この案件の進め方

導入支援で立ち上げたあと、使いながら出てきたご要望をカスタマイズで2回に分けて足しました。