専門スタッフの手配と申込みを
1か所にまとめた

Salesforceを使い始めた段階で、管理したいものとして挙がったのは、見込みのお客様、お客様、スタッフ、お客様とスタッフの組み合わせ、手配、契約、問い合わせでした。

スタッフの情報は表計算のシートにまとまっていました。どの情報をどこに入れるかは、まだ決まっていない段階でした。最初のご相談は、これらをSalesforceで管理できるようにしたいというものでした。

1お客様とスタッフの記録を作った

毎週の打ち合わせで業務の流れを確かめ、入力したい項目を1つずつ決めました。お客様には、手配に必要な条件や好みを持たせています。選べる値が決まっているものは選択リストにしました。

スタッフには、経歴や資格、社内の研修を終えたかどうかを持たせています。

2依頼と契約を分けて残した

手配の依頼は、条件やご要望を1件ずつ残します。契約は別の記録にし、手続きがまだ済んでいないお客様をリストビューで一覧にしました。売上はレポートで見られるようにしています。

3スタッフを条件で探せるようにした

お客様に合うスタッフを選ぶときに、経歴の条件で絞り込めるようにしました。

4申込みフォームをつないだ

サイトの申込みフォームから、入力内容がSalesforceに入るようにしました。その後Account Engagementを入れ、申込みの種類ごとにフォームを分けています。続けて別の申込みをする方が、名前やメールアドレスを入れ直さなくて済むようにしました。

Account EngagementとSalesforceのどちらから値を直しても反映されることは、テスト用のデータで確かめています。

5いまの運用を支えている

いまはサポートプランで、アカウントや権限の整理など、日々の運用のご相談に対応しています。

• お客様・スタッフ・依頼・契約を、Salesforceの中で行き来して確かめられるようになった
• 経歴の条件で、スタッフを絞り込めるようになった
• 契約の手続きがまだのお客様を、一覧で確かめられるようになった
• サイトの申込みフォームから入った内容が、Salesforceに残るようになった

最初の構築は導入支援として、毎週の打ち合わせを重ねて進めました。Account Engagementは範囲を絞って足し、いまはサポートプランで日々のご相談に対応しています。