年会費の請求書を
Salesforceから自動で発行した

この事例の全体像

これまで

登録と本人確認（手作業）

会員番号の発行（手作業）

年会費の請求（表計算）

会員が増えるほど、事務局が詰まる

→

これから

会員向けサイト（自分で登録）

会員番号を自動で発行してメールで通知

フローからStripeで請求書を発行

検査と研修の履歴を会員にひもづける

✓ 会員が増えても、事務局の作業が同じだけ増えない

ご相談の背景

会員の登録、本人確認、会員番号の発行、年会費の請求を、手作業と表計算で回していました。団体が相手のうちはそれで足りていましたが、個人の会員を受け入れると、件数が桁違いに増えます。

登録から入金の確認までを人が見ていると、会員が増えるほど事務局の作業も増えます。ご検討の段階では、ゼロから開発する会社も比較の対象でした。

ご支援の内容

1. 会員が自分で登録できるようにした

Experience Cloudで会員向けのサイトを作り、会員の方が自分で登録し、本人確認の書類をアップロードできるようにしました。事務局が申込書を転記する作業がなくなります。

2. 会員番号を自動で発行した

登録と確認が済むと、会員番号が自動で発行され、メールでお知らせが届きます。会員の種類ごとにレコードタイプを分けて、必要な項目だけを見せています。

3. 年会費の請求書をStripeで自動発行した

年会費と更新料の請求書を、Salesforceのフローから決済サービスのStripeで発行するようにしました。フローの中で、Stripe側の顧客の作成、請求書の作成、明細の追加、確定の4段階を順に呼び、支払いのページのURLを会員の方にお届けします。

構築では2点に注意しました。1つは、外部との通信を、保存が確定したあとに非同期で呼ぶこと。もう1つは、会員向けサイトから動かすときに、社外のユーザーにも必要な権限を渡しておくことです。

4. 検査と研修の履歴を会員にひもづけた

検査を受けた履歴と研修を受けた履歴を、会員のレコードに持たせました。研修の動画も会員向けサイトから見られます。事務局はレポートとダッシュボードで全体を見ています。

導入後の変化

• 会員の登録から会員番号の発行までを、事務局が手で回さなくてよくなった
• 年会費の請求書が、Salesforceから自動で発行されるようになった
• 会員ごとに、検査と研修の履歴が1か所で見えるようになった
• 会員が増えても、事務局の作業が同じだけ増えない形になった

効果の数字は、公開の許諾をいただいていないため控えます。

使った機能

この案件の進め方

新しく構築する案件でしたので、導入支援としてお受けしました。事業の開始日から逆算して、段階ごとに立ち上げています。