ガイドと海外の旅行会社に
それぞれのサイトを用意した

ご相談の背景

旅程は、海外の旅行会社と打ち合わせて決めます。決まった内容は、当日付き添うガイドの方へ伝えます。前日には、ガイドの方が詳細を確かめたかどうかを確認し、切符の手配などは翌日のガイドへ引き継ぎます。

こうした共有に手間がかかり、繁忙期になると業務が回らなくなるおそれがありました。最初のご相談は、繁忙期の前に、ガイドの方と案件の情報を共有できる場所を用意したいというものでした。

ご支援の内容

1. ガイド向けのサイトを作った

Experience Cloudでガイド向けのサイトを作り、担当する案件の内容をガイドの方が確認できるようにしました。案件ごとのやり取りはChatterで行います。

2. お知らせを出せるようにした

社内からガイドの方へ、サイト上でお知らせを出せる機能を足しました。

3. 海外の旅行会社向けのサイトを作った

次の段階では、海外の旅行会社が依頼を出すためのサイトを作りました。画面は英語です。旅行会社の方は、商品の一覧から手配したいものを選び、日付や人数、旅行者の名前を入力して依頼を出します。依頼の進み具合は、同じサイトで確かめられます。

旅行会社に見せる項目と社内だけで使う項目は、表計算のシートで1つずつ確かめながら決めました。商品ごとに入力してもらう項目が違うため、入力のパターンを整理し、商品の設定で切り替えています。

4. 依頼と社内の手配の記録をつないだ

旅行会社から届いた依頼の明細を、社内の手配の記録とひもづけました。書類のファイルを旅行会社へ共有するボタンも、社内の画面に置いています。

導入後の変化

• ガイドの方が、担当する案件の内容をサイトで確認できるようになった
• 海外の旅行会社からの依頼を、サイトで受け付けられるようになった
• 旅行会社の方が、依頼の進み具合を自分で確かめられるようになった
• 依頼の明細と社内の手配の記録を、ひもづけて扱えるようになった

効果の数字は、公開の許諾をいただいていないため控えます。

使った機能

この案件の進め方

最初のガイド向けのサイトは導入支援で立ち上げ、お知らせや旅行会社向けのサイトはカスタマイズとして段階的に足しました。いまはサポートプランで、日々の調整と不具合の確認を続けています。