複数のWebフォームをレコードタイプで分けて受ける

どういうときに使うのか

会社のWebサイトには、フォームが1種類だけということはまずありません。お問い合わせ、見積依頼、資料請求と、目的ごとにフォームが分かれます。そしてフォームごとに、聞きたい項目も、受け付けたあとに対応する部署や手順も違います。

これを1種類のケースで受けると、画面には関係のない項目が並び、担当の振り分けも毎回人が判断することになります。そこで、ケースのレコードタイプをフォームの種類ごとに分けます。

レコードタイプで分ける形

フォームごとにレコードタイプを決めておくと、ケースができた時点で種類が分かれます。

レコードタイプを分けると、次の2つが楽になります。

• レコードタイプごとにページレイアウトを分けて、その種類に要る項目だけを画面に出せます
• 割り当てルールやフローの条件にレコードタイプを使えるので、種類ごとの担当や手順へそのまま流せます

作る手順

1. ケースのレコードタイプを作る

   オブジェクトマネージャのケースで、フォームの種類ぶんレコードタイプを作ります。あわせて、種類ごとのページレイアウトを割り当てます。

2. Web-to-ケースを有効にする

   [設定] の [クイック検索] ボックスに「Web-to-ケース」と入力して開き、Web-to-ケースを有効にします。公式ヘルプでは reCAPTCHA の確認を必須にする設定が推奨されています。有効にすると、reCAPTCHA の確認を通っていない依頼からはケースが作られません。

3. フォームのHTMLを作る

   [クイック検索] ボックスに「Web-to-ケース HTML ジェネレータ」と入力して開きます。フォームに入れる項目を選び、送信後に移る先のURLを指定して、HTMLを生成するボタン（英語の画面では Generate）を押します。できたHTMLをコピーしてWebサイトに貼ります。

4. フォームごとにレコードタイプを入れる

   生成したHTMLに、そのフォームのレコードタイプのIDを入れておきます。フォームの種類ぶん、この手順をくり返します。

5. テストする

   公式ヘルプでは、フォームを試すときにHTMLへ <input type="hidden" name="debug" value="1"> の1行を足す方法が案内されています。種類ごとに送ってみて、正しいレコードタイプでケースができるかを確かめます。

フォームを分けるときに知っておくこと

公式ヘルプのガイドラインには、次のような制限が書かれています。

フォームを増やしても、この上限は組織で共通です。迷惑な送信が増えると上限に届きやすくなるので、reCAPTCHA の確認は有効にしておきます。

確認した環境

• 2026年9月時点のSalesforce公式ヘルプ（Web-to-ケースの有効化、Web-to-ケースのフォームの作成とテスト、Web-to-ケースのガイドラインと制限）で確認しています
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まとめ

• 種類の違うWebフォームは、ケースのレコードタイプで分けて受けると対応を振り分けやすくなります
• レコードタイプごとにページレイアウトを分けると、要る項目だけを画面に出せます
• フォームのHTMLはWeb-to-ケース HTML ジェネレータで作り、フォームごとにレコードタイプのIDを入れます
• 既定の項目値が入るのは、有効なレコードタイプIDがあり、自動化ユーザーがそのレコードタイプを使える場合です
• ケースの作成は24時間で最大5,000件までで、添付ファイルは使えません